Die Corona-Pandemie und das hiermit einhergehende Home-Office-Gebot war für Microsoft Teams der größte Erfolgsfaktor aller Zeiten. Während im November 2019 rund 20 Millionen jeden Tag die Kollaborationssoftware MS Teams nutzten, stiegen die Werte ab März 2020, also ab Anfang der im Grunde weltweit geltenden Pflicht bzw. Ratschlag zum Home-Office, konstant rasant an. Rund ein Jahr danach, im April 2021 verzeichnete die Plattform ganze 145 Millionen Anwender täglich – ein in der Tat explosionsartiges Wachstum. Aber warum hat die Software eigentlich durch die Etablierung des Home-Office so extrem Gewinn gemacht? Über welche Möglichkeiten verfügt Teams? Und ist die Teamlösung eigentlich zuverlässig?
Was ist Microsoft Teams?
Microsoft Teams ist eine Computersoftware, welche kleine wie auch große Personengruppen oder auch Bereiche dabei hilft, leistungsfähig und transparent im Team zusammenzuarbeiten. Das Programm ist also eine Gesprächs-, Arbeiten-, Besprechungs- und Termin-Plattform in einem. Sämtliche in MS Teams geteilten Daten stehen immer allen Gruppenmitgliedern (gemäß deren Berechtigungen) bereit und lassen sich zentral bearbeiten und im Sinne der Transparenz von allen kommentieren. Mit Teams ist es machbar, miteinander im Kollektiv an Dateien zu arbeiten, Video- und Telefonkonferenzen abzuhalten und zu kommunizieren – ob 1:1 oder in Personengruppen. Damit erläutert sich auch, warum MS Teams während der Corona-Pandemie sowie der hierdurch verursachten Tätigkeit aus dem Home-Office heraus solcherart starken Zulauf an frischen Anwendern hatte: Die Software hat alles, was man benötigt, um als Team digital an einem Strang ziehen zu können. Die 2017 erschienene Software eignet sich dabei im Übrigen für alle Unternehmensgrößen – angefangen beim Kleinunternehmen über den Mittelstand bis hin zum Großkonzern, was wiederum ein weiterführender Erfolgsfaktor des Kollaborationstools ist.
Microsoft Teams ist Baustein der Abonnements von Microsoft 365. Verfügbar ist MS Teams für Windows, macOS und Linux genauso wie iOS sowie Android – es läuft nämlich sowohl auf Computern als auch via mobiler App auf Smartphones sowie Tablets.
Die Funktionen von Teams im Detail
Microsoft Teams organisiert Zusammenarbeit in dauerhaften oder zeitlich begrenzten Gruppen. Neben Mitarbeitenden können auch externe Personen beteiligt sein. Offene Gruppen erlauben den Beitritt; geschlossene Gruppen erfordern eine Einladung.
Zusätzlich zu Gruppen gibt es in Teams auch Kanäle – das sind jene Orte, an denen Gruppen sich austauschen, Dokumente und Notizen ablegen, Termine einrichten wie auch vieles mehr. Innert der Kanäle findet also im Wesentlichen die eigentliche Arbeit statt. Jeder Nutzer, der den Kanal abonniert hat, wird automatisch über Neuerungen innert dieses Kanals auf dem Laufenden gehalten. Erwähnt (sog. taggen) ein Anwender eine bestimmte Person mit vorangestelltem @-Symbol, wird jene zudem explizit benachrichtigt.
Microsoft Teams lässt sich mit Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und OneNote verbinden. Auch weitere Dienste können über verfügbare Apps und Schnittstellen eingebunden werden.
Man kann also via Teams alle möglichen Dokumente in Echtzeit gemeinsam bearbeiten und muss keine Dokumente mehr hin- und herschicken, weil sie zentral an einer Stelle für alle zugänglich gespeichert sind. Als Ablageorte für Dokumente sind normalerweise SharePoint und OneDrive, der Cloud-Speicher von Microsoft, möglich. Es lassen sich dennoch auch problemlos andere Cloud-Systeme wie Google Drive oder etwa Dropbox nutzen als relevante Speicherorte für die Dokumente, welche innerhalb der Teams-Anwendung gepostet und bearbeitet werden.
Chats ermöglichen den Austausch zwischen zwei oder mehreren Personen. Anhänge, Bilder und weitere Funktionen ergänzen die Kommunikation neben E-Mail.
Der in Teams eingebundene Kalender macht es möglich, Termine, Besprechungen sowie Veranstaltungen im Blick zu bewahren und zu organisieren. Für bestmöglichen Komfort sind Outlook-und Teams-Kalender jederzeit automatisch synchron und ein Einladen zu Teams-Meetings ist einfach aus Outlook raus durchführbar.
Videokonferenzen in Teams unterstützen unter anderem Bildschirmfreigabe, Chat und Handzeichen. Aufzeichnung und Transkription hängen von Konfiguration, Berechtigungen und Lizenzumfang ab.
Der Aktivitätsbereich zeigt Neuigkeiten und Hinweise aus der Zusammenarbeit in Teams.
Informationen zu Änderungen und neuen Funktionen stehen in der Hilfe und den Versionshinweisen von Microsoft Teams.
Ist Microsoft Teams denn sicher?
Wenn in einer Computersoftware die komplette firmeninterne Kommunikation und Dateien verschiedenster Art, zudem mit sensiblen Informationen, geteilt und bearbeitet werden, ist logischerweise der Sicherheitsaspekt grundlegend offenzulegen. Gewiss ist Microsoft sich der Zuständigkeit bewusst und schützt deshalb alle in Teams eingelagerten Dateien mit der hauseigenen, proprietären Methode zur Festplattenverschlüsselung BitLocker. Zudem kommt ein Distributed Key Manager zum Einsatz, der dafür sorgt, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf den Code haben, der nötig ist, um diese verschlüsselten Dokumente zu entschlüsseln.
Um eine verlässliche Übertragung der Informationen zwischen dem Rechner des Nutzers und dem Rechenzentrum zu garantieren, findet eine TLS- und SRTP-Verschlüsselung statt.
Um unseren strengen europäischen Bedingungen nach der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) Rechnung zu tragen, löscht Microsoft sämtliche personenbezogene Informationen, die ein Nutzer oder Administrator in Teams beseitigt hat, innerhalb von 30 Tagen – und zwar an sämtlichen Speicherorten. Darüber hinaus haben Betriebe die Option, deren in Teams verwendeten Daten bei Bedarf bloß in Rechenzentren in Deutschland abzuspeichern.
Teams ist mit üblichen regulierenden Sicherheitsstandards wie ISO 27001, 27018 oder HIPAA Business einstimmig. Um die Anforderungen zu erfüllen, verfügt diese Computersoftware zum Beispiel über die team- sowie organisationsweit im Active Directory konfigurierbare Zwei-Faktor-Authentifizierung plus Single Sign-On. Dadurch ist auch ein geschützter Einsatz von Teams auf den privaten mobilen Endgeräten der Anwender durchführbar.
Wer super-sicher gehen möchte, kann zudem eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung für Teams einrichten. Auf diese Weise lässt sich sicherstellen, dass niemand – nicht mal Behörden oder aber Microsoft selbst – Zugriff auf die in Teams abgespeicherten Unternehmensdaten erhält.
Die IT Fabrik unterstützt bei Fragen zur Konfiguration von Microsoft Teams, zum Schutz der Kommunikation und zur Datenhaltung.